Le problème d'un empilement d'outils
Une agence type utilise un outil pour les propositions, un autre pour la signature électronique, un outil de gestion de projet, une messagerie, un logiciel de facturation, un service d'assistance et quelques tableurs pour relier le tout. Chacun fonctionne bien seul. Ensemble, ils laissent des trous : une proposition signée qui ne devient jamais un projet, une modification convenue sur la messagerie qui n'arrive jamais sur la facture, un client qui doit demander où en sont les choses.
Recopier des données d'un outil à l'autre est un travail que personne ne facture, et chaque copie est une occasion d'erreur. Nous voulions un seul endroit où un prospect devient un client, un projet, une facture et un contrat de support sans être saisi deux fois.
Du premier appel au contrat signé
Dans Qafza OS, un prospect réserve un appel de découverte sur la page de réservation et apparaît sur le tableau commercial. La proposition est construite à partir de l'offre, avec périmètre, calendrier et échéancier de paiement, puis envoyée sous forme de lien. Le client la lit et la signe en ligne. Les contrats de prestation et les accords de confidentialité sont remplis sur les propres modèles PDF validés de l'agence et signés de la même façon : les documents vous ressemblent, pas à un outil de signature générique.
Une réalisation que le client peut suivre
Dès qu'une proposition est signée, le projet démarre avec un formulaire d'onboarding propre au service. Le client suit ensuite le travail dans un portail privé : jalons datés, livrables à valider avec le nombre de cycles de révision restants, fichiers et nouvelles. Les notes internes restent internes par défaut.
Les nouvelles idées deviennent des demandes de modification. Chacune est décrite et chiffrée, avec son effet sur l'échéance, avant tout travail. Quand le client l'approuve, elle devient une tâche, la date se décale et la ligne s'ajoute à la facture. Chaque vendredi, le système rédige un point hebdomadaire pour chaque projet actif à partir de l'activité de la semaine, et l'équipe le relit avant envoi.
Chaque modification est chiffrée et approuvée avant le début du travail : la facture ne surprend jamais personne.
Facturation, support et rapports au même endroit
Le reste de l'agence fonctionne dans le même système :
- Des factures issues des jalons, avec relances de paiement et facturation récurrente pour les forfaits mensuels.
- Des tickets de support avec des délais de réponse fixés par le forfait du client, et les heures suivies.
- Le suivi du temps et la rentabilité par projet, visibles seulement par les personnes ayant accès aux finances.
- Des rapports clients mensuels : jalons atteints, travail réalisé et résultats mesurés ensemble.
- Un manuel d'équipe avec onboarding par rôle, listes de contrôle et courts quiz d'auto-évaluation.
Les droits d'accès sont appliqués dans la base de données, pas seulement dans l'interface. L'équipe de production ne voit ni les prix ni les honoraires, les prestataires ne voient que leurs propres tâches, et les clients ne voient que ce qui leur est destiné.
Ce que cela change pour nos clients
Pour un client de Qafza, le résultat est simple : un seul lien pour tout le projet. Il y signe, y répond aux questions d'onboarding, y valide les livrables, y demande des modifications, y règle ses factures et y ouvre ses tickets de support. Il n'a pas besoin de demander où en sont les choses, et nous non plus.
Cela change aussi la façon dont l'équipe travaille. Comme chaque décision, validation et modification est enregistrée là où les deux parties peuvent la voir, les échanges portent sur le travail lui-même plutôt que sur qui a dit quoi, et quand. À la fin d'un projet, tout son historique reste attaché, prêt pour le contrat de support qui suit.
Disponible sous votre propre nom
Nous avons conçu Qafza OS dès le premier jour comme un produit en marque blanche. Les agences et les groupes de cliniques peuvent l'utiliser sous leur propre nom, avec leurs couleurs et leur domaine, leurs offres, leurs rôles et leurs modèles de documents. Leurs clients ne voient jamais notre marque. Un espace de démonstration, avec des clients, projets et factures fictifs, montre son fonctionnement, et la page produit qafza.dev/en/os donne tous les détails.
Comment nous travaillons chez Qafza
Chaque projet que nous livrons, d'un site Launch à une application SaaS complète, tourne sur Qafza OS. Si vous dirigez une agence ou un groupe de cliniques et souhaitez le voir à vos couleurs, demandez une démonstration depuis la page produit. Nous parcourons l'espace de démonstration ensemble lors d'un appel, convenons de ce qu'il faut configurer, et vous envoyons un devis ferme avec des dates.
Gratuit : la grille des opérations d’agence40 points de la première demande à la dernière facture, avec une page de score.Recevoir la grille 
L'équipe Qafza3 octobre 2026
