لماذا بنينا نظام التشغيل الخاص بوكالتنا

مشكلة تكديس الأدوات

تستخدم الوكالة النموذجية أداة للعروض، وأخرى للتوقيع الإلكتروني، وأداة لإدارة المشاريع، وتطبيق محادثة، وبرنامج فوترة، ومكتب دعم، وبعض جداول البيانات للربط بينها. كل أداة جيدة بمفردها، لكنها مجتمعةً تترك فجوات: عرض موقَّع لا يتحول أبدًا إلى مشروع، وتعديل اتُّفق عليه في المحادثة لا يصل أبدًا إلى الفاتورة، وعميل مضطر إلى السؤال عن سير الأمور.

ونقل البيانات بين الأدوات عمل لا يدفع أحد مقابله، وكل نسخ فرصة جديدة للخطأ. أردنا مكانًا واحدًا يتحول فيه العميل المحتمل إلى عميل، ثم إلى مشروع وفاتورة وباقة دعم، دون أن تُكتب بياناته مرتين.

من أول مكالمة إلى العقد الموقَّع

في Qafza OS، يحجز العميل المحتمل مكالمة استكشافية من صفحة الحجز، فيظهر على لوحة المبيعات. ويُبنى العرض انطلاقًا من الباقة، بنطاقه وجدوله الزمني وجدول الدفع، ثم يُرسل في شكل رابط يقرؤه العميل ويوقّعه عبر الإنترنت. أما عقود الخدمة واتفاقيات عدم الإفصاح فتُملأ على قوالب PDF الخاصة بالوكالة نفسها بعد اعتمادها، وتُوقَّع بالطريقة ذاتها، فتبدو الوثائق وثائقك أنت، لا وثائق أداة توقيع عامة.

تنفيذ يستطيع العميل متابعته

بمجرد توقيع العرض، ينطلق المشروع بنموذج إعداد أولي خاص بتلك الخدمة. ثم يتابع العميل العمل في بوابة خاصة: مراحل بتواريخ، ومخرجات بانتظار موافقته مع عدد جولات المراجعة المتبقية، وملفات وتحديثات. وتبقى الملاحظات الداخلية داخلية افتراضيًا.

وتتحول الأفكار الجديدة إلى طلبات تعديل، يُوصف كل منها ويُسعَّر مع أثره على الموعد النهائي قبل بدء أي عمل. وحين يوافق العميل، يصبح الطلب مهمة، ويتغير الموعد، ويُضاف السطر إلى الفاتورة. وفي كل يوم جمعة يُعِدّ النظام مسودة تحديث أسبوعي لكل مشروع نشط انطلاقًا من نشاط الأسبوع، ويراجعها الفريق قبل إرسالها.

كل تعديل يُسعَّر ويُعتمد قبل بدء العمل، فلا تفاجئ الفاتورة أحدًا.

المال والدعم والتقارير في المكان نفسه

وبقية أعمال الوكالة تجري في النظام نفسه:

فواتير مرتبطة بالمراحل، مع تذكيرات بالدفع وفوترة دورية للباقات الشهرية.
تذاكر دعم بمواعيد ردّ تحددها باقة العميل، مع تتبّع الساعات المستهلكة منها.
تتبّع الوقت والربحية لكل مشروع، ولا يراها إلا من لديه صلاحية الاطلاع على المالية.
تقارير شهرية للعملاء تتضمن المراحل المنجزة والعمل المنفّذ والنتائج التي نقيسها معًا.
دليل للفريق فيه إعداد أولي حسب الدور، وقوائم تحقق، واختبارات ذاتية قصيرة.

وتُفرض صلاحيات الوصول في قاعدة البيانات نفسها، لا في الواجهة فحسب. ففريق التنفيذ لا يرى الأسعار ولا الأتعاب، والمتعاقدون لا يرون إلا مهامهم، والعملاء لا يرون إلا ما خُصّص لهم.

ما الذي يغيّره لعملائنا

بالنسبة إلى عميل قفزة، النتيجة بسيطة: رابط واحد للمشروع كله. فيه يوقّع، ويجيب عن أسئلة الإعداد الأولي، ويوافق على المخرجات، ويطلب التعديلات، ويسدد الفواتير، ويفتح تذاكر الدعم. لا يحتاج إلى السؤال عن سير الأمور، ولا نحتاج نحن إلى ذلك أيضًا.

ويغيّر النظام طريقة عمل الفريق أيضًا. فلأن كل قرار وموافقة وتعديل يُسجَّل حيث يراه الطرفان، يبقى الحديث منصبًّا على العمل نفسه لا على من قال ماذا ومتى. وحين ينتهي المشروع، يبقى سجله الكامل مرتبطًا به، جاهزًا لباقة الدعم التي تليه.

متاح باسمك أنت

صمّمنا Qafza OS منذ اليوم الأول ليكون منتجًا قابلًا لإعادة العلامة (White label). إذ يمكن للوكالات ومجموعات العيادات تشغيله باسمها وألوانها ونطاقها، مع باقاتها وأدوارها وقوالب وثائقها. ولا يرى عملاؤها علامتنا أبدًا. وتعرض مساحة تجريبية، بعملاء ومشاريع وفواتير افتراضية، طريقة عمله، وتجد التفاصيل كاملة في صفحة المنتج qafza.dev/en/os.

كيف نعمل في قفزة

كل مشروع نسلّمه، من موقع Launch إلى تطبيق SaaS كامل، يعمل على Qafza OS. وإن كنت تدير وكالة أو مجموعة عيادات وتريد رؤيته بعلامتك، فاطلب عرضًا توضيحيًا من صفحة المنتج. سنستعرض معك المساحة التجريبية في مكالمة، ونتفق على ما يلزم إعداده، ثم نرسل إليك عرض سعر ثابتًا بتواريخ محددة.